Haben Sie ein Unternehmen? Dann wissen Sie sicher, dass Sie Ihre geschäftlichen Dokumente, darunter fallen auch E-Mails, 10 Jahre aufheben müssen, so will es der Gesetzgeber. Selbstverständlich ist Spam und Newsletter von diesem Gesetz nicht betroffen, diese können Sie bedenkenlos löschen.

Das Internet verhilft Unternehmen zu einer großen Nutzung, man kann Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen und Geschäftskorrespondenz per E-Mail leichter verschicken als auf dem Postweg, und dies auch wesentlich schneller.

Hinweis von unserer Seite: E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte brauchen nach den steuerrechtlichen Vorschriften weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten zu werden. Allerdings ist nicht klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind. Dies ist einzelfallabhängig. Daher im Zweifelsfalle besser mehr archivieren als zu wenig.

Vorteile

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Wenn Sie Ihre E-Mails archivieren, dann können Sie in vielen Jahren danach noch auf Ihre E-Mails zugreifen. Das hat den Vorteil, dass Sie Geschäftskorrespondenz noch nachvollziehen können, wenn z.B. ein Kunde zu Ihnen kommt, der vor mehreren Jahren Ihr Kunde war.

Ein weiter Vorteil ist der, dass Sie nach älteren E-Mails schnell und unkompliziert können. Die gängigsten E-Mail-Archive arbeiten dabei mit einer ähnlichen Volltextsuche, wie sie auch von Google eingesetzt wird. Das gilt nicht nur für den Inhalt der E-Mail, sondern auch für deren angehängten Dateien, wie z.B. PDF- oder mit Microsoft Word erstellte Dokumente.

Ein weiterer, wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit den bestehenden Mailserver durch die Archivierung zu entlasten. Das E-Mail-Archiv speichert die E-Mails in komprimierter Form ab, was dazu führt, dass auf dem Mailserver weniger Speicherplatz benötigt wird. Das E-Mail-Archiv ist auch in der Lage identische E-Mails, die inhaltlich gleich sind und an verschiedene Mitarbeiter versendet wurden, einmal und nicht mehrfach abzuspeichern.

Benötigen Sie Unterstützung?

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Wenn sie Ihre E-Mails archivieren wollen, gibt es verschiedene Wege dies zu tun, zum einen gibt es die Möglichkeit in Form einer Software. Zum anderen kann man E-Mails auch mit Ihrem jeweiligen E-Mail-Programm leicht archivieren, bei MS-Outlook ist dies einfach. Und es gibt heutzutage auch viele Cloudlösungen die das Archivieren von wichtigen E-Mails. Gerne beraten wir Sie in Sachen Anbindung und Kosten zum Thema-E-Mail-Archivierung.